最近、理事会の開催をWEB会議方式で検討している管理組合が増えていると聞きます。非対面なので新型コロナの感染防止対策として大変有効と思いますが、理事会の運営方法として実際にどうなのでしょうか。
そもそもインターネットを利用した非対面の会合は理事会としては有効なのかどうか、管理規約にその旨の記載あれば全く問題ないと思いますが、昨今のコロナ緊急事態を考慮すれば規約に記載なくても有効であることを認める意見が大半のようです。
但し理事会には理事の全員が参加できることが必須となるため、仮に理事の一人にインターネット環境がなく参加不能な場合はWEB理事会は無効の可能性があるので注意が必要です。理事に高齢者が多くインターネットが使いづらい場合などは、希望により理事会を対面＋WEBの併用で選択する方法もあるかもしれません。
普段の理事会では、管理会社からの事務報告等で長時間となり苦痛を感じることもあったと思います。WEB会議であれば気軽に自宅で参加できるので負担も少ないと思われます。非居住者の組合員も理事として理事会に参加が可能になると思います。最近は役員のなり手不足が問題となっていますが、WEB会議方式の導入は解消の一助となり得るかもしれません。WEB会議方式の導入にはインフラの整備や費用などの課題があると思いますが、理事会の利便性を考慮すれば将来的に導入すべきと思われます。2020年6月にマンション管理適正化法が改正され2021年3月に一部施行されましたが、管理会社の重要事項説明書や管理事務報告がリモートで対応できるよになり、そのガイドラインも示されています。国の施策としてIT化が加速してゆくものと思われます。
2021年9月19日